¿Cómo elegir a tu contador?

Elegir un contador es como elegir a un nuevo socio de negocios. El contador te va brindar consejos mientras tu negocio crece. Ya que su rol es clave al igual que el proceso de selección, queremos compartir en este artículo con vos algunos consejos.

La primera decisión es la de concretamente contratar un contador. Una vez que te hayas decidido a contratar a un contador, el siguiente paso es elegir a quién.

Es importante tomarse el tiempo para hacer esto con cuidado, y hay unas pocas cosas que tenés que considerar primero. Será necesario que pienses acerca de su ubicación y si tu contador puede trabajar correctamente con tu sistema contable.

Elegir a la persona correcta permitirá ahorrarte tiempo y dinero a corto, mediano y largo plazo

Lo mejor que le puede pasar a tu empresa o emprendimiento es tener una persona capaz manejando una de las áreas más importantes de tu negocio – tus finanzas. La persona indicada va a hacerte ahorrar tiempo y dinero. 

Estos son alguno de los aspectos que creemos importantes considerar en el proceso de selección.

¿Es importante para vos la ubicación?

Solía ser importante tener al contador de tu empresa cerca. Pero hoy, más compañías están trabajando online, usando tecnología en la nube para manejar sus negocios. Esto significa que las distancias son cada vez menos relevantes. Con la contabilidad en la nube, tu contador y vos pueden ver la misma información al mismo tiempo – no importa en dónde estén.

Esta decisión acerca de dónde encontrar tu contador realmente depende de lo que sea mejor para tu empresa. Dependiendo de cómo querés manejar tus finanzas, tu contador podría estar en cualquier lugar. Por ejemplo, si estás dispuesto a colaborar via email, llamados telefónicos, video-conferencias, o software online, entonces bien podrías estar en cualquier ciudad y el o ella en cualquier lugar del país. Si tu contador puede estar en cualquier parte, no tenés que hacer reuniones basadas en la ubicación. 

Por otro lado, puede que prefieras contacto cara a cara y consideres útil tener a alguien que pueda asistir a reuniones de negocio. Si este es el caso, entonces tenés que limitar tu búsqueda a contadores que trabajan cerca o están dispuestos a acercarse a tu empresa cuando sea necesario.

Cualquiera sea el lugar en el que estén, asegúrate de que sean expertos en impuestos que aplican a tu negocio.

Buscá un contador con experiencia relevante

Vas a necesitar a alguien con experiencia en preparar liquidaciones de impuestos y documentos financieros para empresas con características similares a la tuya. Si tu empresa usa software en la nube para la mayor parte de tus negocios, probablemente quieras a alguien que sea conocedor de herramientas y tecnología en general basada en Internet.

Es aún mejor si trabajaron con empresas en mercados similares al tuyo, ya que va a resultarles más fácil entender las necesidades de tu negocio. Puede que quieras chequear si tienen clientes más grandes que tu empresa. Si los tienen, es una buena señal porque significa que probablemente van a poder acompañarte en tu crecimiento en los próximos años.

También podés preguntarles por una lista de clientes que detalle los ingresos brutos y número de empleados. Averiguá cómo crecieron y se desarrollaron sus clientes en los años, para tener una idea de si van a ser aptos para manejar las necesidades de evolución de tu empresa.

Aprovechá las redes sociales

Al buscar un contador, el candidato ideal puede estar muy cerca. Empezá por preguntarle a amigos y familiares que tengan pequeños negocios si te recomiendan a su contador. Si lo hacés, preguntales por qué. Si no, por qué no. La respuesta a ambas preguntas puede resultarte útil más adelante, cuando entrevistes los candidatos.

Tené en cuenta que elegir un contador puede ser una decisión personal, por eso lo que esté bien para el negocio de tu mejor amigo puede no servirte. También considerá diferencias en las estructuras de negocio. El mejor contador para un empresario individual puede no ser el mejor para una empresa con empleados.

Usá tus contactos online

Aunque Facebook puede no parecer el mejor lugar para pedir recomendaciones de contadores (tampoco es el peor), redes sociales más orientadas a negocios pueden ser útiles. LinkedIn es uno de las más grandes globalmente, y si ya tenés un perfil ahí, podés usarlo para buscar contadores que hayan sido recomendados por otros.

Mirá las cosas que podés analizar de cada candidato en diferentes redes sociales como LinkedIn:

Qué conexiones tienen? Tienen redes fuertes de gente profesional?

 Cómo hablan de sus servicios? Están entusiasmados e interesados en su trabajo?

 Han recibido alguna recomendación por parte de sus clientes? Qué dicen estas recomendaciones?

Qué experiencia tienen? Hace cuánto están en el negocio y qué estuvieron haciendo?

 Qué calificaciones tienen? Son profesionales graduados?

Decidí cómo va a estar dividida tu contabilidad

Los contadores pueden manejar libros y la contabilidad de pequeñas empresas. En la mayoría de los casos, podés apilar tus facturas, entregárselas y ellos hacen el resto. Pero esto puede no ser siempre el caso.

Los contadores suelen cobrar por hora, así que hacerlos cargar facturas no es la mejor manera de usar su tiempo – tiempo por el cuál estás pagando. Así que involucrate más en el proceso contable (si podés). Esto va a darte una mejor idea de los gastos e ingresos en tiempo real y vas a poder adelantarte a posibles problemas.

Por ejemplo, pueda que elijas registrar vos los datos básicos y dejarle el resto a tu contador. Ellos pueden llevar las tareas más complejas o desconocidas para vos, como conciliaciones bancarias, liquidaciones de empresas, cálculo de amortizaciones…

Un buen software contable va a hacer que te resulte más fácil involucrarte en el proceso y en la relación. Va a simplificar tareas como facturar, envío de las facturas por mail y enviar recordatorios de pago. Y si la contabilidad está en la nube, entonces podés darle a tu contador acceso a tu contabilidad solo con un click.

Contratá a alguien que sea proactivo respecto al ahorro de dinero

Algunos contadores hacen un poco más que llevar tus números y liquidar tus impuestos, pero los mejores contadores son más proactivos. Son los que te sugieren como podés hacer para ahorrar dinero y tiempo en tu empresa.

Por ejemplo, qué proporción de tus costos operativos piensan que pueden deducir de tus impuestos.

Siempre considerá que vas a necesitar un contador que conozca los detalles de las leyes impositivas tan bien que te ayuden a ahorrar dinero legalmente, pero no uno que lleve las cosas demasiado lejos y te haga caer en la ilegalidad.

Tené mucho cuidado con esto, porque el dueño del negocio es el que resulta penalizado en general si algo de esto no se hace correctamente.

Averiguá qué software usa el contador

Los contadores suelen tener sus propios sistemas contables. Puede pasar que hayan estado en el negocio por varios años y se hayan acostumbrado a un software en particular.

Esto puede ser un problema. Si tu empresa usa un software diferente, puede que hayan problemas al compartir información. Aunque puede que sea posible exportar e importar información en un formato adecuado, puede que tome mucho tiempo y resulte en errores. También hay un riesgo de que la información financiera se pierda o caiga en manos incorrectas, porque el mail no es seguro.

Entonces tratá de encontrar un contador que use el mismo software que vos. O, uno que quiera usarlo. No hay ningún motivo por el cual no puedan usar más de un tipo de software con diferentes clientes. Esto es especialmente así si el software es de fácil de usar para el y para sus clientes.

Lo mejor es si podés acordar usar sistemas que sean fáciles de usar, y solo intercambiar archivos de manera segura. Una mejor opción es elegir un software que tenga su propio cifrado. Esto significa que nadie tiene que preocuparse por los riesgos de intercambiar información.

Entrevistá a varios candidatos antes de decidir

Como con todo en la vida, no aceptes la primer oferta que recibas. Arregla las cosas de tal manera que puedas comparar los candidatos. Esto te va a facilitar determinar cuál es el mejor para tu negocio.

Una entrevista puede ser una buena manera pare ver cómo puede que te resulte trabajar con esa persona. Una serie de entrevistas te va a ayudar a definir el tipo de contador que necesitás y escuchar los consejos que los entrevistados pueden ir dándote. Esto puede hasta ayudarte a determinar las necesidades de tu empresa más claramente.

Siempre negocia honorarios

No hay un solo método universal por el cual los contadores calculen sus honorarios. Algunos cobran por hora, otros un monto fijo mensual. Como dueño de una Pyme, la negociación debería ser parte de tus habilidades – sino, sería bueno que lo aprendas y lo apliques en este proceso.
Podés pedir un método combinado de cobro, o una escala proporcional a tus ingresos, o cualquier otra variedad de posibilidades. El contador puede no aceptar, pero si no preguntás nunca lo vas a saber. 

Pedí referencias

Es importante que hables con algunos de los clientes de tu contador potencial. Hay servicios profesionales que pueden ayudarte con esto, pero si el contador tiene buena predisposición y entiende la importancia de las referencias, va a estar más que predispuesto a brindarte referencias.

Esto va a ayudarte a confirmar la información que te compartió. También te va a permitir escuchar acerca de la relación que el contador tiene con los clientes.

Sé razonable con los clientes de referencia. Una charla telefónica de diez minutos con algunos de los clientes referencia deberían ser suficientes para poder llegar a una conclusión.

Usá y confiá en tu intuición

Estás manejando tu propia empresa, tenés experiencia, y sabés lo que estás haciendo. También es probable que seas hábil para manejar las relaciones con las personas, ya que es importante para tener un negocio exitoso.

Entonces, usá esas habilidades. “Intuición” es solo otra manera de nombrar al proceso. No es magia – usada de la manera correcta, es una importante herramienta de negocio en sí misma. 

Cuando conocés a un contador por primera vez, escuchá lo que dice tu intuición. Evaluá su ubicación, precio, experiencia y referencias, pregúntate si podrías confiar a esta persona los detalles más confidenciales y privados de tu empresa. Si pensás que podés llegar a trabajar con el o ella, entonces adelante.

Pero si tu intuición te dice que no, probablemente tengas que dejarlo ir. Tu inconsciente puede haber captado toda serie señales (como lenguaje corporal, estrés en la voz…) que no te gustaron. La intuición no siempre es acertada, pero cuando se trata de elegir algo tan importante como el contador de tu empresa, no la ignores.

Buenos contadores van a ayudar a tu empresa a crecer

Tu contador va a involucrarse íntimamente con la operatoria de tu empresa, entonces no es una decisión para tomar a la ligera. Necesitás a alguien en quien puedas confiar, que tiene la experiencia necesaria y que va a estar presente cuando lo necesites.

Los buenos contadores ayudan a las empresas a crecer, al manejar información financiera y dar consejos de negocio. Esto te garantiza el ahorro de dinero en el corto y largo plazo. Los mejores van a ser como parte de tu familia en todo menos en el nombre – mientras elijas sabiamente, no puede fallar.

Carola Martinez
cmartinez@colppy.com

Como Colppy trabajó para impedir ser afectado por Heartbleed

El 7 de Abril, la comunidad de Linux, incluyendo Rackspace nuestro hosting de Colppy, fue notificado a cerca de una vulnerabilidad en la librería OpenSSL (“Heartbleed,” CVE-2014-0160). 

Para los que no tengan conocimientos técnicos, lo que básicamente intenta Heartbleed es acceder a la memoria de los servidores. Esta información en la memoria de los servidores puede ser desde datos sin ninguna utilidad, como en el peor de los casos pueden ser datos que contengan información vital de contraseñas de los usuarios. Afortunadamente, tomamos en Colppy los recaudos rápidamente para que el problema no genere un impacto negativo en las cuentas de nuestros clientes. 

Gracias a la colaboración de nuestros asesores y proveedores, pudimos rápido y de manera proactiva responder a la amenaza de Heartbleed y eliminar cualquier acceso no autorizado a las cuenta de nuestros clientes. Les queremos contar como pudimos hacer esto.

Rackspace y nuestros asesores están permanentemente monitoreando y siempre al tanto de estas amenazas y de sus implicancias en nuestros servidores. Cuando se detecta alguna amenaza, recibimos el aviso a través de correo electrónico a todo el equipo de desarrollo en simultáneo. Se realiza un análisis de la gravedad del problema reportado y se comienza a trabajar directamente con el proveedor de hosting para asegurarnos que todos nuestra infraestructura tecnológica esté asegurada. Estos avisos hacen que todos los desarrolladores y personas afectadas al equipo de producción de Colppy dejen de hacer lo que estaban haciendo y se pongan inmediatamente a trabajar en el asunto hasta que el problema esté resuelto. 

Todos trabajamos en conjunto para realizar los cambios en los servidores. Con la dedicación completa del equipo, pudimos hacer los cambios de todos nuestros servidores en pocas horas. Estas son algunas de los pasos que seguimos:

- Se aplicaron los parches a cada uno de nuestros servidores vulnerables tanto en ambientes de desarrollo como de producción.

- Se reiniciaron los servicios necesarios dentro de los servidores para que se procesen correctamente las correcciones.

- Se cambió el certificado de SSL y se revocó el anterior.

- Se instalaron los nuevos certificados SSL en los dos servidores de producción.

Heartbleed no tiene forma de ser detectado. Hasta el momento en que se publicó en Internet este problema hasta el momento que aplicamos los cambios en los servidores, no estamos seguros de lo que pudo haber pasado. Ni nosotros ni ninguno de los otros 2/3 compañías en Internet en el mundo.

Gracias a mucho trabajo y dedicación, este proceso de resolución y protocolos de monitoreo hace que estos problemas se resuelvan rápido. Reconocemos en Colppy el cliente está por sobre todo y que debemos hacer todo lo que sea necesario para asegurarnos su que la integridad y consistencia de la información y experiencia en la plataforma sea la mejor.

De cualquier manera, más allá del éxito con Heartbleed, recomendamos fuertemente que cambien sus contraseñas lo antes posible para asegurar lo mejor posible sus accesos. De cualquier manera siempre recomendamos realizar de manera frecuente el cambio de sus claves, no solo en Colppy sino en todos los servicios a los que accedés en Internet.

El equipo de Colppy

Excel vs Software Contable Online

Las pequeñas empresas suelen comenzar usando Excel, pero todos sabemos que eso es solo viable hasta un cierto punto. 

Como todo, a medida que crece, tu negocio necesita evolucionar. En este artículo vamos a intentar explicarte por qué las organizaciones más sabias están pasando de Excel a sistemas contables online.

¿Por qué Excel no es una solución a largo plazo?

Excel puede hacer muchas tareas, es de fácil acceso y es muy usado en el mundo de los negocios. Esta es una realidad que hay que admitir, sin embargo, en el momento en que la cantidad de planillas creadas superan lo que somos capaces de manejar los problemas comienzan a aparecer y son muchos.

Los Problemas de usar Excel como sustituto de un sistema contable online

Generar una hoja de Excel que cumpla con todos los requisitos financieros requiere mucha planificación. Se necesita tiempo para configurarla, como por ejemplo la inclusión de reportes de gastos, de ingresos o de facturas. De esta manera, puedes encontrarte en una situación en la cual constantemente necesites agregar o cambiar información en tus planillas.

En Excel, necesitas saber exactamente cómo vas a usar los datos antes de empezar, ya que no hay flexibilidad para una configuración posterior. Deberás saber cómo quieres llamar a los reportes y las celdas que desees imprimir. Además, piensa que muchas veces los reportes los necesitas urgente.

En las planillas de Excel es fácil cambiar la información y difícil controlar quién hace los cambios.

Aparecen problemas de velocidad cuando se trabaja con mucha cantidad de información, cuando se combinan muchas hojas de cálculo o cuando incluyen macros. 
           

No se integra con otras aplicaciones de pequeñas empresas, que pueden ayudarte hacerte el trabajo mucho más fácil.

Las transacciones son difíciles de encontrar en el Excel. Al no reconocer algo que en contabilidad sabemos que es fundamental, la partida doble, es necesario buscar en diferentes planillas todo lo que fue sucediendo con una misma transacción.

¿Por qué el software contable online como Colppy es mejor para el negocio?

Te contamos algunas razones que creemos que son las principales.

No es solo fácil de usar, sino que también es preciso. El software en la nube está diseñado para ser económico y adecuado para las necesidades de tu pequeño emprendimiento comercio o empresa.

Puedes tener usuarios ilimitados, pero pueden acceder solo a cierta información, lo que te permite resguardar los datos sensibles. Por otro lado, te garantiza la máxima actualización ya que el resguardo de los datos se hace a la noche en servidores que son muy seguros. Así, no necesitas tener un lugar para guardar la información en tu empresa, lo cual puede resultar costoso.

Hay pocas posibilidades de fraude usando un software contable, ya que permite saber quién hizo algo y cuándo.

Sacar reportes resulta más fácil y toma menos tiempo. Ganancias y pérdidas, balances, reportes de gestión, se generan con un simple click.

¿Por qué un software contable es mejor que un Excel?

    

Es más confiable

     

Un sistema fácil de usar es uno que no tienes que configurarlo tú mismo y que te da confianza desde que comienzas a usarlo. Cuando tienes una clara visión de tus números desde el comienzo, no tienes que preocuparte por tomar decisiones basadas en información errónea.

Tu información es precisa

La información financiera de tu compañía se guarda en un lugar central – online, en la nube. Esto evita que cada uno de tus colaboradores, socios o contador esté accediendo a datos desactualizados. Toda la información a la que se accede es en tiempo real.

Reportes

Puedes obtener los reportes que necesites en cuestión de unos pocos clicks – no necesitas esperar a fin de mes. Estos reportes son fáciles de ver y de compartir tanto con tus socios o con tu contador que seguramente requiera frecuentemente información de cómo se están registrando tus movimientos para luego poder liquidar impuestos, sueldos o presentar tu balance.

Se sincroniza con otras aplicaciones de negocio

Cuando usas software de la Nube, aprovechas las aplicaciones que se sincronizan con tu información financiera. Por ejemplo, si en tu empresa utilizan un sistema de cobranzas online “Carrito de Compras” puedes fácilmente registrar tus ventas automáticamente. Si vendes por MercadoLibre, Colppy te va a permitir registrar lo que vendes con dos clicks y facturar lo que necesites evitando una doble carga.

Acceso a tus datos en cualquier lugar y momento

Le puedes dar acceso a cada miembro de tu empresa, acceso a tu información online desde cualquier lugar y en cualquier momento (mientras cuenten con el permiso). El software en la nube te permite compartir tu información financiera con tus empleados, contador o con quien te lleva los libros…

Y… Deja crecer más rápido tu negocio

Por eso nuestro lema es “Queremos Ayudarte a Crecer”. Es cierto que cambiar la manera en que llevas tu negocio puede ser difícil y todo cambio implica enfrentar un desafío, pero los beneficios son enormes.

En conclusión. Excel no fue pensado para reemplazar los sistemas contables, es ahora el momento de que le des a tu empresa el lugar para crecer y tener éxito, sin restricciones.

¿Cuáles de los beneficios del Sistema de Administración Online te parece más atractivo? ¿Tienes dudas?