Las pequeñas empresas suelen comenzar usando
Excel, pero todos sabemos que eso es solo viable hasta un cierto punto.
Como todo, a medida que crece, tu negocio necesita
evolucionar. En este artículo vamos a intentar explicarte por qué las
organizaciones más sabias están pasando de Excel a sistemas contables online.
¿Por qué Excel no es una solución a largo plazo?
Excel puede hacer muchas tareas, es de fácil
acceso y es muy usado en el mundo de los negocios. Esta es una realidad que hay que admitir, sin
embargo, en el momento en que la cantidad de planillas creadas superan lo que
somos capaces de manejar los problemas comienzan a aparecer y son muchos.
Los Problemas de usar Excel como sustituto de un
sistema contable online
Generar una hoja de Excel que cumpla con todos los requisitos financieros
requiere mucha planificación. Se necesita tiempo para configurarla, como por ejemplo la inclusión de reportes de gastos, de ingresos o de facturas. De esta manera, puedes encontrarte en una
situación en la cual constantemente necesites agregar o cambiar información en
tus planillas.
En Excel, necesitas saber exactamente cómo vas a usar los
datos antes de empezar, ya que no hay flexibilidad para una configuración posterior. Deberás saber cómo quieres llamar a los reportes y las celdas que desees imprimir. Además, piensa que muchas veces los reportes los necesitas urgente.
En las planillas de Excel es fácil cambiar la información y
difícil controlar quién hace los cambios.
Aparecen problemas de velocidad cuando se trabaja con mucha
cantidad de información, cuando se combinan muchas hojas de cálculo o cuando
incluyen macros.
No se integra con otras aplicaciones de pequeñas empresas, que
pueden ayudarte hacerte el trabajo mucho más fácil.
Las transacciones son difíciles de encontrar en el Excel. Al
no reconocer algo que en contabilidad sabemos que es fundamental, la partida
doble, es necesario buscar en diferentes planillas todo lo que fue sucediendo
con una misma transacción.
¿Por qué el software contable online como Colppy
es mejor para el negocio?
Te contamos algunas razones que creemos que son las
principales.
No es solo fácil de usar, sino que también es
preciso. El software en la nube está diseñado para ser económico y adecuado
para las necesidades de tu pequeño emprendimiento comercio o empresa.
Puedes tener usuarios ilimitados, pero pueden acceder
solo a cierta información, lo que te permite resguardar los datos sensibles. Por otro lado, te garantiza la máxima actualización ya que el resguardo de
los datos se hace a la noche en servidores que son muy seguros. Así, no
necesitas tener un lugar para guardar la información en tu empresa, lo cual
puede resultar costoso.
Hay pocas posibilidades de fraude usando un
software contable, ya que permite saber quién hizo algo y cuándo.
Sacar reportes resulta más fácil y toma menos
tiempo. Ganancias y pérdidas, balances, reportes de gestión, se generan con un
simple click.
¿Por qué un software contable es mejor que un
Excel?
Es más confiable
Un sistema fácil de usar es uno que no tienes que
configurarlo tú mismo y que te da confianza desde que comienzas a usarlo.
Cuando tienes una clara visión de tus números desde el comienzo, no tienes que
preocuparte por tomar decisiones basadas en información errónea.
Tu información es precisa
La información financiera de tu compañía se guarda
en un lugar central – online, en la nube. Esto evita que cada uno de tus
colaboradores, socios o contador esté accediendo a datos desactualizados. Toda
la información a la que se accede es en tiempo real.
Reportes
Puedes obtener los reportes que necesites en
cuestión de unos pocos clicks – no necesitas esperar a fin de mes. Estos
reportes son fáciles de ver y de compartir tanto con tus socios o con tu contador
que seguramente requiera frecuentemente información de cómo se están
registrando tus movimientos para luego poder liquidar impuestos, sueldos o
presentar tu balance.
Se sincroniza con otras aplicaciones de negocio
Cuando usas software de la Nube, aprovechas las aplicaciones que se sincronizan con tu información financiera. Por ejemplo,
si en tu empresa utilizan un sistema de cobranzas online “Carrito de Compras”
puedes fácilmente registrar tus ventas automáticamente. Si vendes por
MercadoLibre, Colppy te va a permitir registrar lo que vendes con dos clicks y
facturar lo que necesites evitando una doble carga.
Acceso a tus datos en cualquier lugar y momento
Le puedes dar acceso a cada miembro de tu empresa, acceso a tu información online desde cualquier lugar y en cualquier momento
(mientras cuenten con el permiso). El software en la nube te permite compartir tu
información financiera con tus empleados, contador o con quien te lleva los
libros…
Y… Deja crecer más rápido tu negocio
Por eso nuestro lema es “Queremos Ayudarte a
Crecer”. Es cierto que cambiar la manera en que llevas tu negocio puede ser
difícil y todo cambio implica enfrentar un desafío, pero los beneficios son
enormes.
En conclusión. Excel no fue pensado para
reemplazar los sistemas contables, es ahora el momento de que le des a tu empresa
el lugar para crecer y tener éxito, sin restricciones.
¿Cuáles de los beneficios del Sistema de Administración Online te parece más atractivo? ¿Tienes dudas?
.jpg)
