La primera decisión es la de concretamente contratar un contador. Una vez que te hayas decidido a contratar a un contador, el siguiente paso es elegir a quién.
Es importante tomarse el tiempo para hacer esto con cuidado, y hay unas pocas cosas que tenés que considerar primero. Será necesario que pienses acerca de su ubicación y si tu contador puede trabajar correctamente con tu sistema contable.
Lo mejor que le puede pasar a tu empresa o emprendimiento es tener una persona capaz manejando una de las áreas más importantes de tu negocio – tus finanzas. La persona indicada va a hacerte ahorrar tiempo y dinero.
Estos son alguno de los aspectos que creemos importantes considerar en el proceso de selección.
¿Es importante para vos la ubicación?
Solía ser importante tener al contador de tu empresa cerca. Pero hoy, más compañías están trabajando online, usando tecnología en la nube para manejar sus negocios. Esto significa que las distancias son cada vez menos relevantes. Con la contabilidad en la nube, tu contador y vos pueden ver la misma información al mismo tiempo – no importa en dónde estén.
Esta decisión acerca de dónde encontrar tu contador realmente depende de lo que sea mejor para tu empresa. Dependiendo de cómo querés manejar tus finanzas, tu contador podría estar en cualquier lugar. Por ejemplo, si estás dispuesto a colaborar via email, llamados telefónicos, video-conferencias, o software online, entonces bien podrías estar en cualquier ciudad y el o ella en cualquier lugar del país. Si tu contador puede estar en cualquier parte, no tenés que hacer reuniones basadas en la ubicación.
Por otro lado, puede que prefieras contacto cara a cara y consideres útil tener a alguien que pueda asistir a reuniones de negocio. Si este es el caso, entonces tenés que limitar tu búsqueda a contadores que trabajan cerca o están dispuestos a acercarse a tu empresa cuando sea necesario.
Cualquiera sea el lugar en el que estén, asegúrate de que sean expertos en impuestos que aplican a tu negocio.
Buscá un contador con experiencia relevante
Vas a necesitar a alguien con experiencia en preparar liquidaciones de impuestos y documentos financieros para empresas con características similares a la tuya. Si tu empresa usa software en la nube para la mayor parte de tus negocios, probablemente quieras a alguien que sea conocedor de herramientas y tecnología en general basada en Internet.
Es aún mejor si trabajaron con empresas en mercados similares al tuyo, ya que va a resultarles más fácil entender las necesidades de tu negocio. Puede que quieras chequear si tienen clientes más grandes que tu empresa. Si los tienen, es una buena señal porque significa que probablemente van a poder acompañarte en tu crecimiento en los próximos años.
También podés preguntarles por una lista de clientes que detalle los ingresos brutos y número de empleados. Averiguá cómo crecieron y se desarrollaron sus clientes en los años, para tener una idea de si van a ser aptos para manejar las necesidades de evolución de tu empresa.
Aprovechá las redes sociales
Al buscar un contador, el candidato ideal puede estar muy cerca. Empezá por preguntarle a amigos y familiares que tengan pequeños negocios si te recomiendan a su contador. Si lo hacés, preguntales por qué. Si no, por qué no. La respuesta a ambas preguntas puede resultarte útil más adelante, cuando entrevistes los candidatos.
Tené en cuenta que elegir un contador puede ser una decisión personal, por eso lo que esté bien para el negocio de tu mejor amigo puede no servirte. También considerá diferencias en las estructuras de negocio. El mejor contador para un empresario individual puede no ser el mejor para una empresa con empleados.
Usá tus contactos online
Aunque Facebook puede no parecer el mejor lugar para pedir recomendaciones de contadores (tampoco es el peor), redes sociales más orientadas a negocios pueden ser útiles. LinkedIn es uno de las más grandes globalmente, y si ya tenés un perfil ahí, podés usarlo para buscar contadores que hayan sido recomendados por otros.
Mirá las cosas que podés analizar de cada candidato en diferentes redes sociales como LinkedIn:
Qué conexiones tienen? Tienen redes fuertes de gente profesional?
Cómo hablan de sus servicios? Están entusiasmados e interesados en su trabajo?
Han recibido alguna recomendación por parte de sus clientes? Qué dicen estas recomendaciones?
Qué experiencia tienen? Hace cuánto están en el negocio y qué estuvieron haciendo?
Qué calificaciones tienen? Son profesionales graduados?
Decidí cómo va a estar dividida tu contabilidad
Los contadores pueden manejar libros y la contabilidad de pequeñas empresas. En la mayoría de los casos, podés apilar tus facturas, entregárselas y ellos hacen el resto. Pero esto puede no ser siempre el caso.
Los contadores suelen cobrar por hora, así que hacerlos cargar facturas no es la mejor manera de usar su tiempo – tiempo por el cuál estás pagando. Así que involucrate más en el proceso contable (si podés). Esto va a darte una mejor idea de los gastos e ingresos en tiempo real y vas a poder adelantarte a posibles problemas.
Por ejemplo, pueda que elijas registrar vos los datos básicos y dejarle el resto a tu contador. Ellos pueden llevar las tareas más complejas o desconocidas para vos, como conciliaciones bancarias, liquidaciones de empresas, cálculo de amortizaciones…
Un buen software contable va a hacer que te resulte más fácil involucrarte en el proceso y en la relación. Va a simplificar tareas como facturar, envío de las facturas por mail y enviar recordatorios de pago. Y si la contabilidad está en la nube, entonces podés darle a tu contador acceso a tu contabilidad solo con un click.
Contratá a alguien que sea proactivo respecto al ahorro de dinero
Algunos contadores hacen un poco más que llevar tus números y liquidar tus impuestos, pero los mejores contadores son más proactivos. Son los que te sugieren como podés hacer para ahorrar dinero y tiempo en tu empresa.
Por ejemplo, qué proporción de tus costos operativos piensan que pueden deducir de tus impuestos.
Siempre considerá que vas a necesitar un contador que conozca los detalles de las leyes impositivas tan bien que te ayuden a ahorrar dinero legalmente, pero no uno que lleve las cosas demasiado lejos y te haga caer en la ilegalidad.
Tené mucho cuidado con esto, porque el dueño del negocio es el que resulta penalizado en general si algo de esto no se hace correctamente.
Averiguá qué software usa el contador
Los contadores suelen tener sus propios sistemas contables. Puede pasar que hayan estado en el negocio por varios años y se hayan acostumbrado a un software en particular.
Esto puede ser un problema. Si tu empresa usa un software diferente, puede que hayan problemas al compartir información. Aunque puede que sea posible exportar e importar información en un formato adecuado, puede que tome mucho tiempo y resulte en errores. También hay un riesgo de que la información financiera se pierda o caiga en manos incorrectas, porque el mail no es seguro.
Entonces tratá de encontrar un contador que use el mismo software que vos. O, uno que quiera usarlo. No hay ningún motivo por el cual no puedan usar más de un tipo de software con diferentes clientes. Esto es especialmente así si el software es de fácil de usar para el y para sus clientes.
Lo mejor es si podés acordar usar sistemas que sean fáciles de usar, y solo intercambiar archivos de manera segura. Una mejor opción es elegir un software que tenga su propio cifrado. Esto significa que nadie tiene que preocuparse por los riesgos de intercambiar información.
Entrevistá a varios candidatos antes de decidir
Como con todo en la vida, no aceptes la primer oferta que recibas. Arregla las cosas de tal manera que puedas comparar los candidatos. Esto te va a facilitar determinar cuál es el mejor para tu negocio.
Una entrevista puede ser una buena manera pare ver cómo puede que te resulte trabajar con esa persona. Una serie de entrevistas te va a ayudar a definir el tipo de contador que necesitás y escuchar los consejos que los entrevistados pueden ir dándote. Esto puede hasta ayudarte a determinar las necesidades de tu empresa más claramente.
Siempre negocia honorarios
No hay un solo método universal por el cual los contadores calculen sus honorarios. Algunos cobran por hora, otros un monto fijo mensual. Como dueño de una Pyme, la negociación debería ser parte de tus habilidades – sino, sería bueno que lo aprendas y lo apliques en este proceso.
Podés pedir un método combinado de cobro, o una escala proporcional a tus ingresos, o cualquier otra variedad de posibilidades. El contador puede no aceptar, pero si no preguntás nunca lo vas a saber.
Pedí referencias
Es importante que hables con algunos de los clientes de tu contador potencial. Hay servicios profesionales que pueden ayudarte con esto, pero si el contador tiene buena predisposición y entiende la importancia de las referencias, va a estar más que predispuesto a brindarte referencias.
Esto va a ayudarte a confirmar la información que te compartió. También te va a permitir escuchar acerca de la relación que el contador tiene con los clientes.
Sé razonable con los clientes de referencia. Una charla telefónica de diez minutos con algunos de los clientes referencia deberían ser suficientes para poder llegar a una conclusión.
Usá y confiá en tu intuición
Estás manejando tu propia empresa, tenés experiencia, y sabés lo que estás haciendo. También es probable que seas hábil para manejar las relaciones con las personas, ya que es importante para tener un negocio exitoso.
Entonces, usá esas habilidades. “Intuición” es solo otra manera de nombrar al proceso. No es magia – usada de la manera correcta, es una importante herramienta de negocio en sí misma.
Cuando conocés a un contador por primera vez, escuchá lo que dice tu intuición. Evaluá su ubicación, precio, experiencia y referencias, pregúntate si podrías confiar a esta persona los detalles más confidenciales y privados de tu empresa. Si pensás que podés llegar a trabajar con el o ella, entonces adelante.
Pero si tu intuición te dice que no, probablemente tengas que dejarlo ir. Tu inconsciente puede haber captado toda serie señales (como lenguaje corporal, estrés en la voz…) que no te gustaron. La intuición no siempre es acertada, pero cuando se trata de elegir algo tan importante como el contador de tu empresa, no la ignores.
Buenos contadores van a ayudar a tu empresa a crecer
Tu contador va a involucrarse íntimamente con la operatoria de tu empresa, entonces no es una decisión para tomar a la ligera. Necesitás a alguien en quien puedas confiar, que tiene la experiencia necesaria y que va a estar presente cuando lo necesites.
Los buenos contadores ayudan a las empresas a crecer, al manejar información financiera y dar consejos de negocio. Esto te garantiza el ahorro de dinero en el corto y largo plazo. Los mejores van a ser como parte de tu familia en todo menos en el nombre – mientras elijas sabiamente, no puede fallar.
Carola Martinez
cmartinez@colppy.com
